La prima nota è l’elenco in ordine di data delle registrazioni contabili dell’azienda: fatture, incassi, pagamenti, stipendi, imposte. In contabilità ordinaria ogni riga è una scrittura in partita doppia, e da lì nascono mastrini e bilancio.
Come funziona
Ogni operazione si registra con la data, una descrizione, il documento di riferimento e i conti movimentati in dare e in avere. Il nome viene da quando le operazioni si annotavano a mano, prima di riportarle nel libro giornale; oggi spesso prima nota e giornale coincidono.
In molte piccole aziende «prima nota» indica anche solo il registro di cassa e banca: entrate e uscite in ordine di data. È utile, ma non basta per la contabilità ordinaria, che registra anche fatture, crediti e debiti prima che si muova il denaro.
Un esempio
Numeri d’esempio, tre righe di ottobre:
| Data | Descrizione | Dare | Avere | Euro |
|---|---|---|---|---|
| 3/10 | Fattura di vendita n. 58 | Crediti verso clienti | Ricavi 5.000, IVA a debito 1.100 | 6.100 |
| 10/10 | Incasso della fattura n. 58 | Banca | Crediti verso clienti | 6.100 |
| 16/10 | F24 delle ritenute di settembre | Erario per ritenute | Banca | 2.300 |
Dopo l’incasso il credito verso il cliente è chiuso: il mastrino del cliente torna a zero. Il versamento dell’F24 chiude il debito per le ritenute trattenute sugli stipendi di settembre.
Perché conta per una PMI
È la materia prima di tutto il resto. Se la prima nota è aggiornata, situazione contabile e bilancio mensile si leggono in qualsiasi giorno. Se è indietro di tre mesi, anche i numeri lo sono.
Errori comuni
- Registrare le fatture alla data del pagamento invece che a quella del documento: crediti e debiti spariscono dai conti.
- Descrizioni vaghe, come «bonifico» o «pagamento»: fra sei mesi nessuno sa più che cosa fosse.
- Movimenti di banca senza documento lasciati in un conto di attesa e mai chiusi.
- Correggere una riga a mano senza storno: la prima nota non racconta più che cosa è successo.
In Evercount
In Prima nota trovi tutte le registrazioni, il mastrino di ogni conto e il collegamento al documento da cui nasce ogni scrittura.
Domande frequenti
La prima nota è un libro obbligatorio?
In contabilità ordinaria è obbligatorio il libro giornale, che registra le operazioni in ordine di data: la prima nota tenuta in partita doppia ne è la base. Come tenerlo e conservarlo lo concordi con il commercialista.
Chi deve tenere la prima nota?
Chi la tiene conta meno di quanto è aggiornata. Spesso l’amministrazione registra i documenti del mese e il commercialista controlla e completa con le scritture di fine anno.